Hoe voldoet TvdW aan haar Wwft-verplichtingen?

TvdW is als administratiekantoor verplicht te voldoen aan de Wwft: de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme. Het doel van deze wet is om witwassing te voorkomen en terrorismefinanciering tegen te gaan. Zo kunnen wij als administratiekantoor een open én veilige dienstverlening aanbieden. Onder de Wwft heeft TvdW drie belangrijke verplichtingen. Aangezien deze verplichtingen ook van invloed zijn op jou als klant, leggen we ze je graag uit.

Verplichting 1: Cliëntenonderzoek

Voor wij een samenwerking aangaan met een nieuwe klant, zijn wij verplicht cliëntenonderzoek uit te voeren. Dit begint met identificatie en verificatie, waarbij we de identiteit van de klant én de belanghebbenden in het bedrijf (UBO’s) moeten vaststellen en verifiëren. Meer weten over UBO’s en het UBO-register? Dan lees je rechts op deze pagina meer informatie over wat dit register inhoudt en hoe je deze zelf op kunt vragen.

Als de verificatie is afgerond, moeten we een risicobeoordeling uitvoeren. Deze heeft betrekking op het risico tot witwassen en terrorismefinanciering door de nieuwe klant, op basis van de zakelijke relatie(s) en transacties van deze klant.

Verplichting 2: Meldingsplicht

Als we ongebruikelijke transacties zien, zijn we verplicht deze te melden bij de FIU (Financial Intelligence Unit). Ook deze stap helpt om witwaspraktijken en terrorismefinanciering sneller op te sporen en een halt toe te roepen.

Verplichting 3: Bewaarplicht

Alle gegevens die we gebruiken voor het cliëntenonderzoek dienen we een bepaalde periode te bewaren. Dat geldt ook voor gegevens die we gebruiken bij het melden van ongebruikelijke transacties.

Beleid voor risicobeheersing

Om te kunnen garanderen dat wij voldoen aan de Wwft, heeft TvdW een risicobeheersingsbeleid opgesteld en geïmplementeerd. Met dit beleid kunnen we risico’s sneller identificeren, beoordelen en – indien nodig – beheersen. Daarmee dragen we op een veilige en betrouwbare manier bij aan de integriteit van het volledige financiële stelsel. Daarmee past dit beleid ook perfect binnen onze missie en visie.

UBO-register: aanvragen en doorsturen

Voor de identificatie en verificatie van onze klanten, moet TvdW als administratiekantoor gebruik maken van het UBO-register. UBO staat voor Ultinmate Beneficial Owner: een persoon die uiteindelijke eigenaar van een organisatie is, of hier zeggenschap over heeft. Als Wwft-instelling, heeft TvdW jouw gegevens uit het UBO-register nodig. Deze dien je voorlopig zelf bij ons aan te leveren. Hieronder vind je meer informatie over bijvoorbeeld de werkwijze en beantwoorden we de meest gestelde vragen.

Nieuwe terug meldplicht vanaf 1 oktober 2024 voor het UBO-register

Let op:  Vanaf 1 oktober 2024 geldt er een nieuwe verplichting voor ons als Wwft-instelling. Naast onze WWFT-verplichtingen moeten wij ook een melding maken bij de KvK wanneer er verschillen worden geconstateerd tussen de gegevens in het UBO-register en andere bronnen. Dit geldt bijvoorbeeld wanneer wij een gewaarmerkt uittreksel van jou als klant ontvangen en er afwijkingen worden ontdekt.

Deze nieuwe verplichting betekent dat als er afwijkingen zijn tussen het UBO-register en het uittreksel dat je aanlevert, wij dit moeten rapporteren.

Wat is het UBO-register?

In het UBO-register staat per organisatie (bijvoorbeeld verenigingen, stichtingen of niet-beursgenoteerde bv’s) wie de UBO is. Daarmee zorgt het register voor transparantie en openheid. Dat helpt om fraude en witwassen te voorkomen. Het register is niet voor iedereen beschikbaar, omdat dit in strijd met het recht op privacy is.

Hoe kan ik mijn UBO-register aanvragen?

Via deze pagina op de website van de KvK vind je meer informatie over het UBO-register. Ook kun je vanaf deze pagina eenvoudig een uittreksel van jouw UBO-registratie opvragen. Hiervoor moet je eerst inloggen met je DigiD, dus zorg dat je deze bij de hand hebt.

Hoe kan ik mijn UBO-register als klant van TvdW aanleveren?

Als je jouw uittreksel eenmaal hebt gedownload, kun je die op verschillende manieren naar ons toesturen. Je kunt een uitgeprinte variant bij ons op kantoor afgeven, die wij vervolgens voor je kunnen inscannen. Digitaal kun je het bestand naar ons mailen via info@twanvandewiel.nl of via jouw contactpersoon binnen TvdW.

Vragen?

Heb je vragen over het UBO-register, de Wwft, de verplichtingen van TvdW binnen deze regelgeving of het aanleveren van je eigen UBO-uittreksel? Dan denkt TvdW natuurlijk graag met je mee. Klik hier om snel contact met ons op te nemen.