14-08-2024

Je hoort het tegenwoordig steeds vaker: werken in de cloud. Wat houdt dit eigenlijk precies in? En, nog belangrijker: past het goed binnen jouw bedrijf! In deze blog leggen we je uit wat online werken in de cloud precies inhoudt en geven we je belangrijke do’s en don’ts als je naar werken in de cloud overstapt.

Wat is werken in de cloud precies?

Er zijn grofweg twee manieren om je bestanden op te slaan. Dat kan op ‘fysieke’ opslagruimten, bijvoorbeeld op de harde schijf van je computer of op een externe harde schijf. Op die manier kan alleen iemand met toegang tot deze (externe) harde schijf openen. De andere optie is om bestanden online ‘in de cloud’ op te slaan. In dat geval sla je de bestanden op middels een beveiligde, online server. Dat betekent dat niet alleen jij, maar bijvoorbeeld ook collega’s de bestanden kunnen openen of dat je via andere apparaten ook bij de bestanden kunt.

Werken in de cloud biedt over het algemeen wel meer flexibiliteit, doordat je altijd en overal bij je bestanden kunt. Maar: deze manier van online je bestanden opslaan kent ook een aantal risico’s. Daarom moet je goed weten wat je doet voor je de overstap maakt. Met deze do’s en don’ts regel je dat zo goed mogelijk.

De do’s van werken in de cloud

Het grootste voordeel van je gegevens online bewaren, is dat je deze waar en wanner je wilt kunt benaderen. Met enkel een internetverbinding en je inloggegevens kun je vanaf elke plek en vanaf elk smart apparaat bij je bestanden: of je nu laat op de avond snel nog even die factuur wil versturen of op vakantie die betaling moet doen. Je hoeft dan niet specifiek de laptop of harde schijf waar alle bestanden op staan bij je te hebben. Bijkomend voordeel is dat je vaak minder kosten hebt aan een online oplossing en je hier ook nagenoeg geen onderhoud aan hoeft uit te voeren.

Je bewaart natuurlijk wel erg gevoelige en belangrijke informatie online. Dat wil je niet zomaar op straat hebben liggen. Zorg daarom dat je kiest voor een betrouwbare en veilige service van een gerenommeerd bedrijf. Een veel gebruikte service – en ook favoriet bij TvdW- is bijvoorbeeld Microsoft 365. Met de grote hoeveelheid apps en opties binnen Microsoft 365 kun je altijd en overal bij je bestanden.

Alle bestanden veilig stellen ligt echter niet alleen in handen van de serviceaanbieder, maar grotendeels ook in de handen van jouzelf en eventueel je personeel. Zorg er dus ook voor dat je zélf alles in het werk stelt je cloud-omgeving zo veilig mogelijk te maken. Dit kan door te werken met VPN-verbindingen en andere beveiligingsopties of door een online veiligheidscursus te volgen. Zo leer je bijvoorbeeld hoe criminelen phishing-mails zo geloofwaardig mogelijk maken en hoe je deze dus kunt herkennen. Ook het instellen van tweefactor-authenticatie is een goed idee.

De don’ts van werken in de cloud

Overschakelen naar werken in de cloud betekent ook dat je een hoop dingen niet meer hoeft te doen. Zo hoef je bijvoorbeeld niet meer bang te zijn dat je computer of harde schijf crasht en je zo al je bestanden kwijt bent. Door deze online op te slaan, worden ze bewaard in een beveiligde omgeving die ook een goede back-up hebben.

Online werken betekent ook dat je makkelijker kunt samenwerken met anderen. Zo hoef je geen administraties of andere gevoelige gegevens meer te mailen, maar deel je deze eenvoudig online. Extra handig daarbij is dat voor beide partijen de gegevens altijd actueel zijn, waardoor nooit twee verschillende versies van hetzelfde document door elkaar heen gaan lopen.

Ten slotte is ook werken met facturen en bonnetjes op papier verleden tijd. Die sla je snel eenvoudig op, bijvoorbeeld met de King Live app. Je scant de bon in, vult wat extra gegevens in en klaar! Zo hoef je de fysieke papieren bon of factuur niet meer te bewaren terwijl je toch voldoet aan de bewaarplicht.

Overstappen van lokaal naar werken in de cloud

In één klap al je bestanden overzetten van lokale opslag naar de cloud is niet aan te raden. Breng bijvoorbeeld eerst de huidige werkwijze in kaart: met welke software werk je, waar sla je bestanden op, wie kan waar bij? Combineer dit in een totaalplan van hardware én software en ga vervolgens op zoek naar de oplossing die hier het beste bij past. Kies bijvoorbeeld voor software die lijkt op de huidige werkwijze of die met de huidige programma’s samen kan werken.

De daadwerkelijke overstap naar werken in de cloud is wel even wennen. Ruim daarom gerust wat tijd om te wennen aan dit nieuwe systeem werkt. Je vindt je bestanden bijvoorbeeld op hele andere plekken en werkt misschien met voor jou nieuwe plekken. Houd ook rekening met dingen die je misschien niet had verwacht, zoals iets langere laadtijden of ongemak bij het printen. Neem je eventuele collega’s mee in dit proces, zodat je met het hele team zo snel mogelijk gewend bent aan werken in de cloud.

TvdW kijkt met je mee

Ook bij TvdW werken we, samen met onze klanten, veelal in een handige cloudomgeving. Zo kun jij bijvoorbeeld eenvoudig je facturen naar ons toesturen en kunnen wij daar snel mee aan de slag. Dat scheelt jou als klant een hoop tijd én geld. Benieuwd naar de administratieve en fiscale cloud-oplossingen die TvdW jou kan bieden? Check onze diensten of vraag het ons team!

©TvdW