06-12-2023

Het begin van het nieuwe jaar brengt vaak veel nieuwe wetten en regelgeving met zich mee. Door deze veranderingen kan het soms slimmer zijn bepaalde zaken nog met de huidige regelgeving af te ronden, terwijl je andere zaken beter uit kunt stellen. Daarom is het slim om tegen het einde van 2023 stil te staan bij welke acties je op fiscaal gebied nog moet ondernemen. TvdW helpt je op weg met handige eindejaarstips, zodat jij precies weet welke zaken je zeker dit jaar nog moet afronden, of welke je beter uit kunt stellen tot 2024. Daarom in deze blog: eindejaarstips voor loonadministratie!

Eindejaarstips loonadministratie 1: WBSO 2024 aanvragen

Wil je de (loon)kosten voor je ontwikkelingsproject verlagen? Dat kan middels de WBSO (Wet Bevordering Speur- en Ontwikkelingswerk), die in het leven is geroepen om innovatie te stimuleren. Deze kun je als ondernemer met personeel in dienst claimen tot en met 20 december 2023. Heb je de WBSO dus nog niet aangevraagd, maar heb je wel een ontwikkelingsproject uitgevoerd? Doe dat dan snel!

Eindejaarstips loonadministratie 2: Laat administraties aansluiten

Het einde van het jaar is een mooi moment om te controleren of de loonadministratie en financiële administratie op elkaar aansluiten. Het kan natuurlijk altijd voorkomen dat je per ongeluk iets vergeet te verwerken, zoals uitbetaalde vergoedingen verwerken in de loonadministratie. Hierover heb je dan geen loonheffing afgedragen. Deze zaken komen aan het licht door beide administraties met elkaar te vergelijken. Zo kun je eventuele vergeten heffingen alsnog afdragen in de vorm van een eindheffing.

Eindejaartips loonadministratie 3: Lage-inkomensvoordeel voor medewerkers

Medewerkers vallen onder het lage-inkomensvoordeel als zij het minimumloon of net daarboven verdienen. In 2023 liggen de uurlonen tussen €12,04 en €15,06 om in aanmerking te komen voor lage-inkomens. De tegemoetkoming voor lage inkomens is €0,49 per uur, oplopend tot maximaal €960 per werknemer.

Voor het voordeel moet een werknemer minimaal 1.248 verloonde uren in het afgelopen kalenderjaar hebben gemaakt. Voldoen je medewerkers aan alle voorwaarden? Dan betaalt het UVW je de tegemoetkoming vanzelf uit.

Twijfel je of je medewerkers deze 1.248 uur op jaarbasis gaan halen? Plan deze medewerkers dan meer uren per week in, zodat het bedrijf als geheel het minimum aantal uren kan halen.

Eindejaarstips loonadministratie 4: Overige vrije ruimte 2023 controleren

Heb je in 2023 nog vrije ruimte in de werkkostenregeling? Dan kan het, zeker met de huidige staat van de arbeidsmarkt, interessant zijn deze optimaal te benutten. Controleer hiervoor eerst of je nog vrije ruimte hebt en, zo ja, hoeveel. De vrije ruimte bedraagt 3% van de totale loonsom van 2023 of is maximaal €12.000. Is de totale loonsom meer dan €400.000? Dan mag je over het bedrag van de vrije ruimte nog 1,18% toevoegen.

Met de extra vrije ruimte kun je je medewerkers dit jaar eens extra in de watten leggen. Denk dan bijvoorbeeld aan een (luxer) kerstpakket of een ander geschenk. 2023 is sowieso een mooi laatste jaar voor het goed benutten van de vrije ruimte: in 2024 daalt het percentage voor de vrije ruimte van 3% naar 1,92%.

Eindejaarstips loonadministratie 5: Gebruikelijke bonus uitkeren

Is er nog vrije ruimte over? En wil je je medewerkers een bonus uitkeren? Laat deze bonus dan in de vrije ruimte vallen zodat je hier geen extra belasting over hoeft te betalen. Je moet hierbij wel voldoen aan twee voorwaarden: je moet de bonus in 2023 nog uitbetalen en voldoen aan het gebruikelijkheidscriterium. Dat wil zeggen dat jouw bonus niet meer dan 30% af mag wijken van gebruikelijke bonussen voor werknemers bij andere bedrijven in de sector.

Tip: een bonus tot maximaal €2.400 per werknemer wordt sowieso goedgekeurd. Hiervoor hoef je geen bewijs aan te leveren dat deze gebruikelijk is. Wil je hogere bonussen uitkeren? Dan zal je dus wel met bewijs moeten komen dat deze hoogte gebruikelijk is binnen de sector.

Eindejaarstips loonadministratie 6: OV-reiskostenvergoeding

Het moet binnenkort makkelijker worden om zakelijk verstrekte OV-abonnementen of -kaarten gericht vrij te stellen, zodat deze ook privé ingezet kunnen worden. Vanaf 1 januari 2024 kunnen werkgevers deze altijd belastingvrij aanbieden. Het moet dan wel aannemelijk zijn dat medewerkers deze producten ook voor zakelijke reizen (zoals woon-werkverkeer) inzetten, al hoeft er geen registratie meer bijgehouden te worden. Met dit nieuwe voorstel is het slim om te overwegen of je huidige reiskostenvergoeding gemakkelijker geregeld kan gaan worden.

Eindejaarstips loonadministratie 7: Thuiswerk-afspraken opstellen

Werken je medewerkers vaak thuis? Dan mag je ze hier (onbelast) een thuiswerkvergoeding voor betalen. Die was in 2023 €2,15 per werkdag. De vergoeding mag ook vast uitgekeerd worden wanneer sprake is van structureel thuiswerken. Je mag per dag óf reiskostenvergoeding óf een thuiswerkvergoeding uitkeren. Heb je in 2023 nog geen thuiswerkvergoeding uitgekeerd? Ga dan na of je dit in 2024 alsnog kunt gaan doen. Overleg hiervoor met je medewerkers wat hen een handig idee lijkt.

Tip: thuiswerken hoeft niet alleen praktisch te zijn voor werknemers. Voor jou als werkgever betekent het ook dat je minder kantoorruimte nodig hebt wanneer werknemers structureler thuis (gaan) werken. Misschien is het mogelijk de gehuurde kantoorruimte in te krimpen, zodat je minder huur hoeft te betalen. Heb je een eigen kantoorruimte, kun je hier een gedeelte zelf van verhuren.

Eindejaarstips loonadministratie 8: Richt personeelsfonds op

Met een personeelsfonds kun je je werknemers tegemoetkomen in financieel moeilijke of krappe tijden. Je mag dan uitkeringen aan hen verstrekken. Deze uitkeringen zijn onder voorwaarden onbelast. De belangrijkste voorwaarde hierbij is dat de bijdrage van de werkgever niet groter mag zijn dan de totale bijdrage van alle werknemers in de afgelopen vijf jaar. Bestaat het fonds nog geen vijf jaar? Dan kijk je naar de bijdrage gedurende het gehele bestaan van het fonds. Bijdragen van medewerkers aan het fonds moet je inhouden op het nettoloon.

Tip: wanneer je nog in 2023 een personeelsfonds opricht, kun je in 2023 ook nog een bijdrage van medewerkers inhouden. Dit doe je bijvoorbeeld op de dertiende maand of een eindejaarsuitkering. Als je dit hebt gedaan, kun je zelf ook alvast een bijdrage in het fonds doen. Op die manier kun je in 2024, en zelfs in 2023, je medewerkers al ondersteunen.

Eindejaarstips loonadministratie 9: Personeelsfeestje op eigen zaak

Als je een personeelsfeestje onder de werkkostenregeling plant  op de eigen zaak, kan het hele feestje onbelast blijven. Dit geldt dan zelfs voor alle hapjes en drankjes voor medewerkers (geen hele zakelijke maaltijden) en entertainment. Als je een externe locatie kiest, worden het feestje en de consumpties zelf als eindheffingsloon belast tegen de factuurwaarde. Je kunt voor dit externe personeelsfeest de vrije ruimte inzetten, al maak je hier dan vroeg in het jaar al aanspraak op.

Eindejaarstips loonadministratie 10: Concernregeling 2023, let op!

Is jouw bedrijf onderdeel van een groter concern? Dan kan het voordelig zijn om de concernregeling toe te passen. Hierdoor hoef je de vergoedingen en giften aan medewerkers van verschillende onderdelen binnen het concern niet apart te verdelen. Bovendien kun je het overschot aan belastingvrije ruimte bij het ene onderdeel gebruiken om het tekort bij een ander onderdeel te compenseren. De concernregeling is van toepassing wanneer je minimaal 95% van de aandelen bezit.

In 2023 heb je een belastingvrije ruimte van 3% voor de eerste € 400.000 van de totale loonsom. Voor het gedeelte daarboven geldt een tarief van 1,18%. Als je de concernregeling toepast, kun je slechts één keer gebruikmaken van de belastingvrije ruimte van 3%. Als je de concernregeling niet gebruikt, heb je voor elk afzonderlijk bedrijf binnen het concern nog steeds 3% belastingvrije ruimte voor de eerste € 400.000 aan loonsom. Overweeg dus goed of het voor jou voordelig is om de concernregeling te gebruiken.

Tip: je kunt ervoor kiezen de concernregeling op een later moment toch niet toe te passen wanneer deze nadelig blijkt uit te pakken. Dit kan nog tot en met het tweede tijdvak van 2024. Hier moet je bij aangeven dat de concernregeling voor 2023 niet toegepast hoeft te worden.

Eindejaarstips loonadministratie 11: Controleer de juiste sectorindeling

Aan het einde van dit jaar ontvang je een beschikking van de Belastingdienst, met hierin de sectorindeling van jouw bedrijf. Hierin staan ook de verschillende premies met betrekking tot de werkhervattingskas van 2024. Het is belangrijk om te controleren of de opgegeven sectorindeling nog past bij de activiteiten van jouw bedrijf. Een verkeerde indeling kan namelijk negatieve financiële gevolgen hebben!

Eindejaarstips loonadministratie 12: Sluit loonadministratie 2023 tijdig af

Je moet de loonadministratie over 2023 altijd op tijd afsluiten, dus begin daar ruim van tevoren al mee. Je moet de administratie afgesloten hebben voordat je de loonaangifte voor het laatste tijdvak van 2023 in gaat dienen. Bij de afsluiting is het belangrijk om te controleren of je van elke werknemer een kopie-identiteitsbewijs hebt. Daarnaast moeten alle rekeningen voor verstrekkingen of terbeschikkingstellingen aan medewerkers kloppen én moeten de declaraties van vergoede kosten aan medewerkers in orde zijn.

Eindejaarstips loonadministratie 13: Check administratie uitzendkrachten in 2023

Naast de eigen loonadministratie moet je ook de administratie rondom uitzendkrachten, gedetacheerden of andere externe medewerkers goed controleren. Dit moet ook voor het einde van het jaar gebeuren. Voorwaarden hier zijn dat je de identiteit van alle medewerkers hebt gecontroleerd. Je mag van deze groep externe werknemers geen kopie van het identiteitsbewijs vragen, dus moet je dit anders oplossen. Bij de controle moet je in dit geval het type identiteitsbewijs (paspoort, ID-kaart, …), het documentnummer en de geldigheidsduur van het document noteren. Ook moet je bijhouden hoeveel uren zij voor je bedrijf hebben gewerkt en welke vergoeding qua loon en vakantiebijslag zij hiervoor hebben ontvangen.

Naast de eigen registratie moet je ook de registratie bij het uitzendbureau waarmee je samen werkt controleren. Doe je dit niet? Dan kun je een boete krijgen van de Nederlandse Arbeidsinspectie. Die bedraagt voor natuurlijke personen tussen de 2.000 en 4.000 euro, maar voor andere rechtsvormen maar liefst 8.000 euro per werknemer. Als de boete herhaaldelijk opgelegd wordt, worden deze – afhankelijk van de hoeveelste herhaling – met anderhalf, twee of zelfs drie keer verhoogd.

Eindejaarstips loonadministratie 14: Voorziening transitievergoeding

De meeste medewerkers hebben bij ontslag tegenwoordig recht op een transitievergoeding. Deze vergoeding is 33% van het maandsalaris voor elk gewerkt jaar met een maximum van 89.000 euro. Is het salaris van de medewerker hoger dan 89.000 euro? Dan mag je de vergoeding maximeren naar het bruto jaarsalaris. Omdat de transitievergoeding best op kan lopen, is het vormen van een voorziening geen slecht idee. Dit mag wel enkel onder bepaalde voorwaarden.

Een belangrijke voorwaarden is dat er een redelijke zekerheid is dat een uitgave voor transitievergoeding zal worden gedaan. Dit is het geval wanneer het bedrijf gaat reorganiseren, herstructureren of inkrimpen. Ook wanneer een medewerker slecht functioneert, mag je een voorziening vormen als ontslaan onvermijdelijk is. Onderbouw je keuze voor het aanmaken van een voorziening altijd goed en leg deze ook schriftelijk vast.

Eindejaarstips loonadministratie 15: Gebruik van bedrijfsauto controleren

Als je als werkgever een auto beschikbaar stelt aan een werknemer, moet je hierover bijtelling toepassen. De bijtelling op het loon zorgt ervoor dat de werknemer ook privé gebruik van de auto mag maken.

De bijtelling is echter niet altijd verplicht, bijvoorbeeld wanneer de werknemer aangeeft de auto niet voor privédoeleinden te gebruiken. Middels de ‘Verklaring geen privégebruik auto’ mag de werknemer nog 500 privékilometers op jaarbasis met de auto rijden. In dat geval is geen bijtelling nodig. Controleer aan het eind van het jaar of deze regeling voor volgend jaar nog past bij het autogebruik van de medewerker en pas, indien nodig, aan.

Eindejaarstips loonadministratie 16: Verkeersboetes door werknemer laten betalen

Het kan natuurlijk gebeuren dat je werknemer tijdens het gebruik van de auto van de zaak een verkeersovertreding maakt. In sommige gevallen komt de boete dan eerst bij het bedrijf terecht. Als jouw bedrijf dit jaar boetes voor een medewerker heeft betaald, moet je deze kosten dit jaar nog op de werknemer verhalen.

Betaal jij als werkgever de boete, ziet de inspecteur dit bedrag als ‘loon’ voor de werknemer. In dat geval kun je een naheffingsaanslag loonheffingen riskeren. Volgens de wet verlagen boetes het fiscale loon namelijk niet.

Eindejaarstips loonadministratie 17: Verhoog reiskostenvergoeding

In 2023 geldt een maximale kilometervergoeding van 21 cent per kilometer. Deze vergoeding is altijd onbelast. In 2024 gaat de vergoeding omhoog naar 23 cent per kilometer. Als je in de overeenkomsten met je werknemers niet verwijst naar de fiscale maximumvergoeding voor kilometers, kun je de overeenkomsten met je werknemers aanpassen naar dit nieuwe maximum.

Tip: deze reiskostenvergoeding mag je ook aangeven bij de inkomstenbelasting. Op deze manier kunnen ondernemers of resultaatgenieters 23 cent per gereden kilometer aftrekken op hun resultaat wanneer zij deze afleggen in een privévervoersmiddel. Vaak is dit een auto, maar ook voor kilometers op de motor of fiets geldt deze aftrek.

Meer eindejaarstips?

De afgelopen weken deelden we nog veel meer eindejaarstips met je. Eerder schreven we bijvoorbeeld al tips voor ZZP’ers en MKB’ers. Volgende week volgt de laatste blog met tips voor startende ondernemers. Wil je deze blog niet missen? Volg ons dan op social media voor de laatste updates!

Wil je meer weten of heb je vragen over een van onze tips? Neem dan gerust contact met ons op, onze medewerkers helpen je graag verder.

END ©TvdW