In deze laatste blog van het managementrapportages-drieluik werpen we een oog op enkele methodes van managementrapportages die bij ons gebruikt kunnen worden. We lichten de vier meest interessante methodes binnen TvdW toe.

Op welke wijze kunnen managementrapportages worden opgesteld?

Binnen TvdW maken we onder andere gebruik van de volgende systemen;

Microsoft Power BI

Door de ontwikkelingen op het gebied van databases en gegevensverzameling kunnen er meer en betere analyses gemaakt worden. Oftewel; door de verbeteringen aan de achterkant van de managementrapportages, kan de voorkant ook verbeterd worden. Door middel van Microsoft Power BI kunnen wij data op een verduidelijkende, overzichtelijke en inzicht bevorderende manier klant-specifieke managementrapportages opstellen. Microsoft Power Bi staat in een directe verbinding met de databases. Hierdoor blijft informatie altijd actueel. Wij zijn een groot voorstander van deze presentatiewijze!

Boekhoudpakket

De eerste optie om management rapportages te maken is via het boekhoudpakket zelf. Indien het boekhoudpakket goed is ingericht, door onder andere dimensies te koppelen aan boekingen en het invoeren van relevante informatie bij grootboekrekeningen, boekingen en kostenplaatsen kunnen de meeste boekhoudsystemen rapportages opstellen. Enkele voorbeelden van rapportages zijn de top 10 openstaande debiteuren, de WKR positie per heden en de resultaten per kostenplaats.

Daarnaast wordt het boekhoudpakket vaak gebruikt om een auditfile uit te schrijven. Dit is voordelig omdat de meeste programma’s om managementrapportages op te stellen de mogelijkheid hebben om een auditfile in te lezen. Een auditfile is een standaard voor het bewaren/uitwisselen van gegevens uit administratieve systemen. Toen de auditfile geïntroduceerd werd door de Belastingdienst voor interne controles bij een boekenonderzoek, werd dit bestand al snel door softwarebedrijven gebruikt om grootboek- en vooral periodegegevens in te lezen. Hierdoor is het mogelijk om na een eenmalige rubricering per maand een auditfile in te lezen waarna er automatisch een volledige rapportage gemaakt wordt, al dan niet per kostenplaats.

Excel

Vroeger werd er in Excel een op maat gemaakt overzicht ontwikkeld wat voldeed aan de wensen van het management. Maar het maken van het Exceloverzicht was vaak tijdrovend en bij een wijziging was het lastig om aansluiting te houden.

Tegenwoordig is er in Excel steeds meer mogelijk. Zo maken wij bijvoorbeeld een tussentijds rapport in Excel gebaseerd op de wijze waarop de klant wil rapporteren. Daarnaast legt het rapport een link met de administratiedatabase in SQL waardoor de gegevens direct bijgewerkt worden, zodra de gegevens in de administratie veranderen. Dit gebeurt automatisch zonder tussenkomst van inlezen of een andere handmatige actie.

Infine

De derde methode van rapporteren binnen TvdW is het softwarepakket Infine. Infine gebruiken wij onder andere om onze jaarrekeningen samen te stellen. Daarnaast kunnen wij tussentijdse rapportages opstellen met dit pakket. Door het inlezen van een auditfile kunnen wij op elk moment de tussentijdse rapportage genereren. Enkele voorbeelden van rapportages zijn de maandelijkse resultatenrekeningen (eventueel vergeleken met dezelfde periode vorig jaar), de financiële kengetallen (op het gebied van rentabiliteit, solvabiliteit en liquiditeit) en de prognose voor het restant van het boekjaar.

Tot slot willen we graag benadrukken dat bovenstaande systemen niet los van elkaar te zien zijn. Zo gebruiken wij het boekhoudpakket om vervolgens in andere software onze rapportages op te stellen. Ook kan data uit Excel/het boekhoudpakket door middel van Microsoft Power Bi leiden tot nieuwe informatie. Door gebruik te maken van meerdere systemen denken wij dat er relevantere en kwalitatief betere managementrapportages gemaakt kunnen worden.

Indien u interesse heeft in of vragen heeft over onze methodes van rapporteren, mag u altijd contact met ons opnemen.

N.B. deze blog is onderdeel van het drieluik ‘managementrapportages’. Dit drieluik bestaat uit de volgende blogs:

• Managementrapportages: een kennismaking.
• Managementrapportages: de ontwikkelingen op een rij.
• Managementrapportages: enkele methodes van TvdW in kaart.

Deze blogs zijn te vinden op onze website.