Al jarenlang is er behoefte aan tussentijds inzicht. Waar vele jaren geleden een uitdraai van een tussentijdse balans volstond, wil men tegenwoordig op elk moment inzicht in de financiële situatie. In deze blog zetten we enkele ontwikkelingen op het gebied van managementrapportages uiteen.

Ontwikkelingen

Enkele decennia geleden werden managementrapportages amper gebruikt. Dit was onder andere te danken aan de gebrekkige software van bedrijven. Aangezien tegenwoordig ieder bedrijf een betrouwbare database heeft, is dit probleem opgelost. Op dit moment ligt de nadruk vooral op het presenteren van de relevante inhoudelijke informatie en de lay-out van de rapportages.  We zullen enkele belangrijke ontwikkelingen behandelen.

Referentie Grootboek Schema (RGS)

In 2014 is de eerste versie van het RGS gepubliceerd. Waar men voorheen eerst nog de grootboekrekeningen moest toewijzen/rubriceren, is er nu een standaard rekeningschema ontwikkeld. Het RGS is het verbindingsstuk tussen de administratie en verslaglegging. Daarnaast sluit RGS aan bij de SBR rapportage.

Ook zijn er ‘slimme’ boekhoudpakketten. Deze pakketten geven automatisch een grootboekvoorstel bij het boeken van facturen. Dit voorstel is gebaseerd op de grootboekomschrijving. Deze ‘slimme’ boekhoudpakketten en het RGS maken het gemakkelijker om een management rapportage op te stellen.

Dimensies

Bij het verwerken van boekingen kunnen ook dimensies (kenmerken) worden meegegeven. Deze dimensies kunnen vervolgens worden gebruikt bij het opstellen van een management rapportage. Hierdoor kan men debiteuren indelen op basis van locatie of soort bedrijf. Dit kan vervolgens leiden tot nieuwe informatie.

KPI’S

Een andere ontwikkeling is dat er niet alleen data vanuit de administratie meegenomen wordt, maar ook bijvoorbeeld vanuit het loonpakket. Hierdoor kunnen er belangrijke KPI’s automatisch berekend worden, zoals de loonkosten per medewerker of het ziekteverzuim per periode en/of per werknemer. Door het koppelen van meerdere databases kan er meer data verwerkt worden in de managementrapportages. Daarnaast kan data uit meerdere databases worden gekoppeld aan elkaar in een rapportage. Hierdoor ontstaat nieuwe informatie en kunnen er nieuwe inzichten in de bestaande cijfers ontstaan.

Apps

Tegenwoordig hebben de meeste bedrijven een mobiele app. Ook boekhoudpakketten zoals Exact en iMuis hebben inmiddels een app uitgebracht. Dit is mogelijk omdat steeds meer data aan elkaar gekoppeld kan worden. Exact is hier een goed voorbeeld van. Vele apps worden gekoppeld aan Exact waardoor de database beter gevuld wordt, loonjournaalposten en afschrijvingen automatisch in de boekhouding worden verwerkt, maar ook worden managementrapportages bijgewerkt.

Door middel van een app kunt u op elk moment en op elke locatie de meest actuele cijfers bekijken door middel van de managementrapportage. Er moet echter wel goede communicatie aanwezig zijn tussen de administrateur en de directie; anders bestaat de kans dat er beslissingen worden genomen op basis van de rapportage, terwijl nog niet alle gegevens zijn verwerkt in de administratie. Onze klanten kunnen gebruik maken van de iMuis app.

Workflow management

Zoals in het vorige onderdeel is besproken, blijft het belangrijk om onderling goed en duidelijk te communiceren over onder andere de managementrapportages. Het wordt daarom aanbevolen om met een workflow management te werken voor verantwoording en planningsprocessen.  Bij workflow management worden bedrijfsprocessen in deeltaken opgesplitst. Vervolgens worden deze taken in de juiste volgorde door de desbetreffende afdelingen behandeld. Hierdoor zal men minder tijd nodig hebben voor het verzamelen van de informatie, waardoor er meer tijd is voor een betere analyse van deze input.

De toekomst

De wereld van apps maakt het ons mogelijk om allerlei verschillende databases met elkaar te koppelen en berekeningen erop los te laten. Dit leidt vervolgens tot nieuwe informatie. Door het opstellen van een management rapportage kan deze nieuwe informatie leiden tot nieuwe inzichten, welke gebruikt kunnen worden voor het besturen van de onderneming. We kunnen deze ontwikkelingen dus alleen maar toejuichen.

N.B. deze blog is onderdeel van het drieluik ‘managementrapportages’. Dit drieluik bestaat uit de volgende blogs:

• Managementrapportages: een kennismaking.
• Managementrapportages: de ontwikkelingen op een rij.
• Managementrapportages: enkele methodes van TvdW in kaart.

Deze blogs zijn (binnenkort) te vinden op onze website.