Altijd up-to-date
Ga je voor het eerst personeel aannemen? Dat is een feestelijke, maar ook grote stap waar erg veel bij komt kijken. Zo moet je je bedrijf bijvoorbeeld aanmelden als werkgever bij de KvK, maar ook ineens nadenken over extra arbeidsvoorwaarden en het opbouwen van pensioen voor je werknemers. In deze blog zetten we alle zaken waar je rekening mee moet houden bij het aannemen van je eerste personeel op een rijtje, zodat je niets over het hoofd ziet!
Aanmelden als werkgever bij eerste personeel aannemen
Wanneer je voor het eerst een werknemer aan gaat nemen, moet je dit schriftelijk laten registreren bij de Belastingdienst én de KvK. Dit doe je door je als werkgever op te geven. Via deze site kun je je aanmelden als werkgever bij de Belastingdienst. Na je aanmelding ontvang je een loonheffingennummer, dat je moet gebruiken om loonheffingen op het salaris van je personeel in te houden en om aangifte te doen.
Ook bij het KvK kun je een online wijzigingsformulier invullen. Hierbij verander je de status van je bedrijf. Vervolgens moet je de personeelsbezetting van je bedrijf doorgeven bij de KvK. Dit geldt voor alle nieuwe personeelsleden die je aanneemt of die je bedrijf weer verlaten.
Kun je ook personeel aannemen met een eenmanszaak?
Ja, je kunt ook personeel aannemen als je een eenmanszaak hebt. De term ‘eenmanszaak’ heeft namelijk betrekking op de rechtsvorm van de organisatie. Dit zegt niets over het aantal werknemers binnen de organisatie. Je kunt met een eenmanszaak dus gerust meerdere werknemers aannemen, zonder hiervoor je rechtsvorm te hoeven wijzigen.
Identiteit van werknemers controleren
Als werkgever heb je een identificatieplicht voor alle werknemers. Dit doe je door een origineel en geldig identiteitsbewijs van je personeel op te vragen voor deze in dienst treden.
Let op: een rijbewijs voldoet in dit geval niet als geldig identiteitsbewijs. Vraag dus altijd naar een ID-kaart of paspoort.
Op de kopie moeten alle persoonsgegevens, evenals het Burgerservicenummer (BSN), goed te lezen zijn. Zorg ervoor dat je de kopie van het identiteitsbewijs bewaart en koppelt aan je loonadministratie.
Lees ook: Subsidieregeling: faciliteren van meer uren werken
Arbeidsvoorwaarden afstemmen
Je kunt de arbeidsvoorwaarden voor je nieuwe werknemer mondeling bespreken, maar beter is het om deze schriftelijk vast te leggen. Een arbeidsovereenkomst is namelijk voor beide partijen een stuk duidelijker. In veel gevallen zijn de belangrijkste arbeidsvoorwaarden al bepaald in een cao: een collectieve arbeidsovereenkomst. In dat geval kun je wel extra, aanvullende afspraken maken. Deze mogen niet in strijd zijn met andere, door de cao vastgestelde arbeidsvoorwaarden. Stel in elk geval arbeidsvoorwaarden op over de volgende onderwerpen:
Kan ik mijn eerste personeel zonder contract aannemen?
Het is mogelijk personeel zonder contract voor je te laten werken. Je moet dan wel een mondelinge arbeidsovereenkomst hebben opgesteld met elkaar. De wet verplicht je wel binnen één maand na de startdatum van je werknemer dat je zaken op papier zet. Sommige afspraken zijn namelijk enkel geldig wanneer deze op papier staan. Het op papier zetten van deze afspraken geldt dan niet direct als contract.
Administratie aanpassen op personeel
Ook in je administratie verandert het één en ander bij het aannemen van personeel. Let in elk geval op het toepassen van loonheffing, het bewaren van een kopie van het identiteitsbewijs en de loonstaten. Een loonstaat is makkelijk aan te maken met dit template van de Belastingdienst.
Handige checklist nodig?
Er komt dus best veel kijken bij het aannemen van je eerste personeel. Wil je zeker weten dat je niets over het hoofd ziet? Dan zijn er verschillende checklists beschikbaar die je stap voor stap af kunt kruisen. Zo heeft de KvK een eigen checklist opgesteld. Ook op het Ondernemersplein vind je onderaan deze pagina een aantal nuttige tips.
©TvdW
Terug naar overzicht