Tegenwoordig is iedereen in de cloud. Een mooi voorbeeld van de cloud is Office 365. Overal toegang tot uw bestanden, op meerdere  computers en ook op uw mobiel. Ook zakelijk kan de cloud aantrekkelijk zijn. In deze blog bespreken we enkele aandachtspunten bij de invoering van de cloud in uw bedrijf.

Zakelijk kiezen steeds meer bedrijven voor cloud-oplossingen. De vraag is echter of de cloud op dit moment altijd voordelen heeft. Het gaat dan niet om de inhoudelijke vraag of het voordelen heeft maar meer om de vraag of de software c.q. softwarebedrijven er zelf klaar voor zijn. Software moet vaak opnieuw ontwikkeld worden en bedrijven varen op huidige essentiële bedrijfsprocessen die veelal vormgegeven worden middels lokale vertrouwde software.

Recentelijk komt het steeds vaker voor dat een organisatie verplicht wordt om de overstap naar de cloud te maken. In een dergelijke situatie is het belangrijk goed in kaart te brengen van welke functionaliteiten er nu gebruik gemaakt wordt en of de nieuwe cloud-oplossing daarin minimaal faciliteert. Vaak worden sommige onderdelen als vanzelfsprekend ervaren maar zijn deze onderdelen niet als zodanig in de nieuwe software ingebouwd.

Bij een overstap naar de cloud worden ook regelmatig problemen ervaren zoals traagheid, ongemak bij het printen en andere specifieke zaken. Het kan voorkomen dat software die van lokaal naar de cloud gaat vooral in de aanvangsfase problemen ondervindt en dat niet alle gewenste functionaliteiten in eerste instantie beschikbaar zijn. Een recentelijk voorbeeld hiervan is de fiscale software. Afgelopen jaren zijn een aantal pakketten gestopt en deze pakketten worden inmiddels aangeboden via cloud-oplossingen door andere leveranciers. Het is bekend dat administratie- en accountantskantoren die daarmee te maken hebben veel problemen ervaren. Achter de software zitten met name grote partijen die hard werken aan een stabiele omgeving en goed werkende software. Echter lijkt het er op dit moment op dat de stap naar de cloud nog niet helemaal vlekkeloos verloopt.

Overstappen?

Overweegt u naar de cloud over te stappen? Leg dan goed vast wat de huidige processen zijn en met welke software u werkt. Maak een totaalplan waar u ook de hardware en bijvoorbeeld de back-up faciliteit bij betrekt. Zoek software die met elkaar kan communiceren in de cloud. Met de juiste voorbereiding heeft de cloud legio van voordelen. Wees er wel alert op dat u zelf altijd in control blijft. Zoek de partijen die bij u passen en let erop dat de processen in een cloud-oplossing passend zijn bij uw denk- en handelswijze. Processen worden namelijk aangestuurd door software en zijn cruciaal binnen de organisatie. Voorkom dus stagnatie of ander ongewenst leed. Maak tenslotte met uw cloud-leveranciers duidelijke afspraken met betrekking tot de toegankelijkheid van de data, met name bij een overstap naar een andere leverancier of bij bijvoorbeeld een faillissement van uw leverancier. Dit is vooral van belang in verband met de bewaarplicht met betrekking tot de administratie.