Vijf jaar geleden schreef ik in een blog over de digitale bewaarplicht. Een onderwerp dat steeds actueler wordt. Het Forum Fiscaal dienstverleners van de Belasting besteed er deze week aandacht aan. In deze blog ga ik er nogmaals op in.

De bewaarplicht

Iedere ondernemer is wettelijk verplicht zijn administratie 7 jaar te bewaren (fiscale bewaarplicht). Hoe lang u uw administratie moet bewaren, hangt af van het belang dat de Belastingdienst heeft bij de verschillende soorten gegevens in uw administratie.

Bepaalde onderdelen van uw administratie worden aangemerkt als basisgegevens. Daarbij moet u denken aan:

1. het grootboek
2. de debiteuren- en crediteurenadministratie
3. de voorraadadministratie
4. de in- en verkoopadministratie
5. de loonadministratie

De genoemde basisgegevens moeten 7 jaar bewaard blijven. De bewaarplicht houdt op te bestaan in het jaar na afloop van het financieel belang in de administratie (de factuur van een computer waar je 5 jaar op afschrijft dien je dus 12 jaar beschikbaar te hebben). Belangrijk om te weten is ook dat de bewaartermijn wordt verlengd als u uitstel heeft gekregen voor het doen van de aangifte. Houd er dus rekening mee dat je bewaarplicht langer kan zijn dan zeven jaar, wanneer u uitstel aanvraagt. Na deze termijn vraagt de Belastingdienst deze gegevens niet meer bij u op. In verband met de herzieningstermijn van de aftrek voorbelasting voor onroerende zaken, zoals bedrijfspanden, moet u de gegevens van onroerende zaken overigens 10 jaar bewaren.

Maar als we het over de bewaarplicht hebben dan denken we nog steeds aan de papieren stukken. De Belastingdienst komt steeds minder controleren maar voldoet de digitale ondernemer dan nog aan zijn of haar bewaarplicht?

Het converteren van gegevens

De Belastingdienst geeft aan dat geconverteerde gegevens binnen redelijke tijd te (re)produceren en leesbaar maken te zijn. “Administratieplichtigen kunnen en mogen papieren documenten uit hun administratie digitaliseren. Zij mogen ook digitale gegevens in een ander bestandsformaat omzetten of op een ander opslagmedium zetten.” De Belastingdienst spreekt in zulke gevallen van een conversie. Wie delen van zijn administratie converteert, moet waarborgen dat deze conversie juist en volledig gebeurt. Voor wat betreft dit waarborgen geldt de vrije bewijslaar. Ook moeten de geconverteerde gegevens gedurende de hele bezwaartermijn beschikbaar en te controleren zijn. In principe mag een administratieplichtige alle documenten converteren. De Belastingdienst stelt dat voor de balans, de staat van baten en lasten en bepaalde Douanedocumenten uitzonderingen op deze regel gelden. Bovendien zijn sommige echtheidskenmerken niet te converteren.

De fiscus wijst erop dat gegevens uit elektronische communicatiemiddelen en digitale facturen eveneens onder de bewaarplicht vallen. Een hoofdregel is dat administratieplichtigen facturen bewaren in de vorm waarin zij zijn verstuurd. Als maar één vorm van een factuur is uitgereikt, merkt de inspecteur deze factuur automatisch als originele factuur aan. Soms verstrekt een bedrijf facturen tegelijk in verschillende vormen. Daarbij is niet direct duidelijk welke factuur in die situatie het origineel is. In zo’n situatie is het verstandig om, tussen leverancier en afnemer af te spreken welke factuur het origineel is. De partijen kunnen bijvoorbeeld kiezen om een pdf als origineel aan te merken, omdat de pdf leesbaar is en alle verplichte factuurelementen zal bevatten.

Tips:

• Als u werkt met scan en herken, sla de facturen op uw netwerk op onder een map inkoopfacturen, bij voorkeur met een verwijzing naar het boekstuknummer van de factuur. U kunt dat doen per jaar/kwartaal/maand afhankelijk van uw wensen en de grote van de administratie
• Zorg ervoor dat de facturen duidelijk en volledig in gescand worden, gebruik bij voorkeur een scanner, en maakt u gebruik van uw telefoon zorg dan dat u altijd controleert of de afbeelding compleet is
• Dit geldt hetzelfde voor de verkoopfacturen die elektronisch verzonden worden, maar meestal wordt dit al gedaan door het softwarepakket waarin u factureert
• Download periodiek uw bankafschriften en sla deze ook digitaal op uw netwerk op. Deze bankafschriften zijn na een bepaalde periode, afhankelijk van de bank waar u bankiert, niet meer te downloaden
• Werkt met een online boekhoudpakket en worden de gescande inkoopfacturen online opgeslagen? U wordt daardoor afhankelijke van uw softwareleverancier, stapt u over op een ander pakket dan heeft u een probleem.
• Maak, vooral als u voor een papierloos kantoor kiest, gebruik van een goed e en betrouwbare back-upservice en zorg dat er ook altijd een back-up buiten uw bedrijf bewaard wordt.
• Gebruikt u een digitaal afrekensysteem? Dan moeten alle digitale detailgegevens uit de afrekensystemen bewaard blijven. Omdat u als ondernemer detailgegevens moet bewaren, kan u evenmin volstaan met alleen het bewaren van de Auditfile Financieel.

Bewaarplicht versus privacyregels

De Belastingdienst stelt dat het rechtmatig is om persoonsgegevens te bewaren als dat noodzakelijk is om een wettelijke verplichting te vervullen. De fiscale bewaarplicht is ook zo’n wettelijke verplichting. Het bewaren van niet-fiscaal relevante persoonsgegevens valt onder de privacyregelgeving.

De belastingcontrole

Bij een belastingcontrole vraagt de Belastingdienst tegenwoordig altijd eerst een auditfile op van niet alleen de administratie maar ook van uw salarisadministratie. In de brochure “Belastingcontrole met de auditfile” staat vermeld: “Een klein deel van de ondernemers die een geautomatiseerde administratie hebben, werkt niet met standaardsoftware. Dit is bijvoorbeeld het geval als u zelf software heeft ontwikkeld of heeft laten ontwikkelen. De Auditfile is dan geen standaardonderdeel van het boekhoudprogramma. Als dit voor u geldt, zult u de Auditfile zelf moeten (laten) inbouwen.”  Zorg er dus dat er altijd een export mogelijk is naar een auditfile vanuit uw boekhoudpakket. Let daarop ook bij de selectie van een boekhoudpakket. Er zijn nog steeds boekhoudpakketten die geen auditfile kunnen produceren.

Stapt u over naar een ander boekhoudpakket? Zorg dat de informatie nog altijd binnen de bewaarplichtperiode van 7 jaar beschikbaar blijft. Maak afspraken met uw online softwareleveranciers dat u nog in uw administratie kunt. Gebruikt u een lokaal pakket, zorg dat er altijd nog toegang blijft, of zorg dat alle data een op een geconverteerd wordt in uw nieuwe pakket. In principe is het niet toegestaan om computerbestanden af te drukken en vervolgens de computerbestanden te verwijderen.

Tip:

Maak altijd een auditfile per jaar en bewaar dat op uw netwerk. Print de gegevens (balans, resultatenrekening, grootboek, openstaande debiteuren/crediteuren) per jaar in PDF en bewaar deze daarbij.

Tenslotte: Laat u (een deel van) uw administratie verzorgen door een computer- of loonservicebureau? Dan vallen de gegevensdragers van die servicebureaus waarop gegevens staan over uw onderneming, ook onder de fiscale bewaarplicht. Bij een overstap is het verstandig dit onderwerp aan de orde te brengen.

Bewaarplicht digitaal werken in coronatijd

Microsoft Teams, Zoom, Web-Ex en Skype, een kleine greep van apps waarmee we tegenwoordig communiceren met onze collega’s, klanten, leveranciers, etc.

Door deze innovatieve oplossingen om digitaal werken mogelijk te maken, is het misschien aan u ontgaan om aan deze bewaarplicht te voldoen. Houd in uw achterhoofd dat de Belastingdienst uw vastleggingen nog steeds kan opvragen. Denk hierbij aan:

• e-mail;
• gegevens over online of telefonische verkopen;
• digitale agenda’s;
• WhatsApp-berichten;
• berichten social media.

Zorg ervoor dat u deze gegevens op een geordende wijze bewaart en bij opvraag door de Belastingdienst, dit binnen een redelijke termijn ter beschikking kan stellen.

Mocht u vragen of hulp nodig hebben met het ordenen van deze gegevens, neem dan contact met ons op.