TvdW
Als ondernemer moet je natuurlijk een administratie bijhouden. In veel gevallen moet je ook de stukken die achter je administratie zitten bewaren voor de bewaarplicht. Dit kan zowel op papier als digitaal. Wanneer je echter volledig over wilt stappen naar een digitaal bewaararchief, zitten hier flink wat voorwaarden aan. Alles over de voorwaarden van deze (digitale) bewaarplicht voor je administratie, leggen we je in deze blog uit!
Minimale bewaarduur van administratieplicht
De bewaarplicht is dus een belangrijk onderdeel van de administratieplicht. De administratie van je bedrijf moet je minimaal 7 jaar lang bewaren. Betreft de administratie zaken zoals onroerend goed, bijvoorbeeld een bedrijfspand? Dan moet je dit zelfs 10 jaar lang bewaren. Deze periode van 10 jaar geldt ook wanneer je gebruik maakt van de ‘One Stop Shop-regeling’. In dit geval maak je voor de btw gebruik van een éénloketsysteem als je verkoopt aan klanten binnen de Europese Unie die zelf geen btw-aangifte hoeven te doen.
Alle gegevens moeten 7 of 10 jaar worden bewaard vanaf het verstrijken van de actualiteitswaarde. Heb je bijvoorbeeld langdurige contracten? Dan gaat de actualiteitswaarde pas in op het moment dat de einddatum van het contract verstreken is. Sluit je bijvoorbeeld een vijfjarig contract af in 2023, gaat de actualiteitswaarde pas in 2028 in en moet je dit contract tot en met 2035 bewaren.
Overzicht van gegevens binnen de bewaarplicht
Alles wat belangrijk is voor het heffen van belasting wordt simpelweg gezien als administratie. Hieronder vallen in elk geval de volgende basisgegevens:
Daarnaast zijn ook nog een hoop andere zaken van belang. Denk bijvoorbeeld aan contracten, offertes, vrachtbrieven, facturen, urenregistraties of bankafschriften. Zelfs zaken als kladaantekeningen, agenda’s of e-mails dienen bewaard te worden.
Werken met een boekhoudpakket
Veel ondernemers kiezen ervoor te werken met een alles-in-een boekhoudpakket. Dat zorgt vaak voor een gemakkelijkere administratie. Wel heb je een kleine extra taak met betrekking tot de administratie wanneer je met zulke programma’s werkt. Je moet dan namelijk de ‘stamgegevens’ uit deze pakketten bewaren. Stamgegevens zijn alle gegevens met een vast karakter binnen het pakket, zoals prijslijsten of crediteuren en debiteuren. Wanneer deze gegevens worden aangepast, moeten ook de oudere gegevens nog ergens terug te vinden zijn. Daarom moet je deze oude gegevens goed opslaan of op papier bewaren.
Het bewaren van facturen
Bij het bewaren van facturen volgens de digitale bewaarplicht van je administratie is het van belang dat je dit in de originele staat, zoals je ze hebt ontvangen, bewaart. Dit zogeheten ‘primair vastleggen van de brongegevens’ wordt nog niet door elke ondernemer correct gedaan. Neem bijvoorbeeld een digitale factuur. Je mag deze afdrukken en in je fysieke administratie bewaren, maar ook de mail met daarin de factuur moet je goed bewaren. Dat laatste is immers het bronbestand. Daarom moet je deze digitale facturen ook digitaal bewaren.
Het archiveren van digitale facturen wordt echter nog een stapje gecompliceerder. Het enkel opslaan van de factuur is namelijk niet genoeg. Want, zo is de redenatie, die zou je zelf nog aan kunnen passen nadat je hem hebt ontvangen. Daarom moet je de mail, met daarin de digitale factuur, samen opslaan als bewijs.
Het digitaliseren van papieren bonnen en facturen
Je mag al je papieren facturen en bonnen inscannen. Soms kan het ook niet anders, wanneer je ze bijvoorbeeld op wilt nemen in je digitale boekhouding. Deze bonnetjes na het inscannen direct weggooien mag echter niet. Hier zitten wat voorwaarden aan, zoals het feit dat de bonnen op echtheid gecontroleerd moeten kunnen worden.
Voor contant betaalde bonnen geldt dat deze lastig te controleren zijn op echtheid. Voorbeelden van zulke bonnen zijn bijvoorbeeld ingescande kassabonnen. Als hierover geen afspraken zijn gemaakt met de Belastingdienst door jou of je adviseur, ben je verplicht deze bonnen alsnog fysiek te bewaren.
Facturen die je op papier hebt ontvangen, mag je ook inscannen en dan digitaal bewaren. Heb je geen concrete afspraken met de Belastingdienst, is het toch verstandig de papieren variant alsnog goed te bewaren.
Omzetten van papier naar digitaal: kan dat?
Wil je je papieren administratie zoals bonnen of facturen toch volledig digitaliseren? Dat kan, maar er zijn behoorlijk wat voorwaarden aan de digitale bewaarplicht voor je administratie verbonden. Ook gelden dan speciale eisen bij de administratie. Als je niet aan deze voorwaarden voor voldoen, bestaat het risico dat je ook niet meer voldoet aan de regels voor de bewaarplicht in het algemeen.
Conversie: zo zet jij je papieren bestanden correct over
Het overzetten van een papieren bestand naar een digitaal bestand heet conversie. Hierbij moet je alle gegevens van een bestand digitaal overzetten. Als je bijvoorbeeld een scan maakt, moet je alle informatie op de voor- en achterzijde van alle bladzijden en de bijlagen documenteren. Waar het in veel gevallen mis gaat, is het documenteren van de echtheidskenmerken. Dit zijn zaken als de papiersoort, de kleur van het papier en eventuele logo’s of watermerken op het bestand. Vergeet je deze kenmerken, is de echtheid van het bestand niet meer te garanderen.
Zijn niet alle gegevens goed overgenomen tijdens de conversie? Dan kun je dit compenseren met zogeheten “technische of organisatorische maatregelen”. Dit houdt eigenlijk in dat je in je administratie een verband aan kunt tonen rond dit document. We nemen het voorbeeld van een factuur: je moet in dit geval een verband aan kunnen tonen tussen het ontvangen, het verwerken en ten slotte het betalen van deze factuur. Op die manier kun je toch duidelijk maken dat deze factuur van de vermelde partij komt en dat de factuur niet handmatig aangepast is.
Extra regelgeving bij conversie
Daarnaast zijn er nog wat andere voorwaarden waar je rekening mee moet houden bij conversie voor je digitale bewaarplicht van je administratie. Zo moeten alle digitale bestanden die voortkomen uit de conversie gedurende de volledige bewaartermijn beschikbaar zijn en blijven. Ook moet je alle bestanden kunnen (re)produceren of leesbaar kunnen maken. Het controleren van de bestanden kan binnen een redelijke periode opgezet worden.
Er zijn dus flink wat regels verbonden aan het volledig digitaliseren van al je papieren documenten. Heb je dus een kleinschalig bedrijf met een niet al te ingewikkelde administratie, is het niet aan te raden om te kiezen voor conversie. Wil je er toch vanaf, dan kun je contact op (laten) nemen met de Belastingdienst om afspraken te maken over jouw conversie. Je kunt natuurlijk ook vooraf al voorsorteren op zoveel mogelijk digitale bestanden en zo je papieren administratie te beperken.
Lees ook: ‘Blog: De Digitale Bewaarplicht’
Terug naar overzicht