Welke kosten mag ik nou aftrekken?! Regelmatig horen of zien wij van TvdW de volgende vraag voorbijkomen. In deze blog willen we iets meer duidelijkheid bieden over de aftrekbaarheid van kosten voor ondernemers.

Van de gemaakte opbrengsten mogen alleen de zakelijke kosten afgetrokken worden. Dit betekent dat alleen de kosten die gemaakt worden  voor de zakelijke belangen van de onderneming aftrekbaar zijn. De Belastingdienst heeft als richtlijn: “Zakelijke kosten zijn de kosten die binnen redelijke grenzen nodig zijn voor de uitoefening van uw onderneming en kosten die rechtstreeks op uw onderneming betrekking hebben.” Alle andere kosten die geen zakelijk belang hebben zijn niet aftrekbaar. Zakelijke kosten waarmee u te maken kunt krijgen (en tevens volledig aftrekbaar) zijn:

• Adviezen over de continuïteit van uw onderneming;
• Inschrijving in het handelsregister;
• Huur van bedrijfsruimte;
• Briefpapier en ander correspondentiemateriaal;
• Inrichting van een kantoor of werkplaats;
• Onderhoudskosten;
• Bedrijfsverzekeringen;
• Reiskosten met het openbaarvervoer.

Beperkt aftrekbare kosten

De bovengenoemde kosten mogen helemaal afgetrokken worden van de opbrengsten. Daarnaast hebben sommige kosten zowel een zakelijk als een persoonlijk karakter. Van deze gemengde kosten is alleen het zakelijke deel aftrekbaar. In de onderstaande tabel is de verdeling van de gemengde kosten weergegeven.

Alle kosten die betrekking hebben op 1 jaar, worden volledig afgetrokken in het jaar waarin de kosten gemaakt worden. Een paar voorbeelden van deze kosten:

(Bron: Belastingdienst 2019)

Kosten in 1 jaar aftrekken of spreiden over meerdere jaren?

• Lonen en andere personeelskosten;
• Kosten van huur, verlichting, verwarming etc.;
• Kosten van grondstoffen, goederen en diensten die worden ingekocht voor het maken van de omzet door de onderneming in het jaar;
• Kosten die te maken hebben met het jaarlijkse onderhoud van bedrijfsmiddelen;
• Kosten van zaken met geringe waarde.

Als vuistregel kunt u aanhouden dat de gemaakte zakelijke kosten onder €450,- excl. btw volledig afgetrokken mogen worden in 1 jaar. Alles boven de €450,- wordt gespreid over meerdere jaren.

Let op: Heeft u geen recht op btw-aftrek, bijvoorbeeld omdat u alleen vrijgestelde prestaties verricht, dan moet u uitgaan van €450,- incl. btw.

Investeringen in bedrijfsmiddelen worden over meerdere jaren gespreid. De investering wordt jaarlijks afgetrokken doormiddel van het afschrijven. Een paar voorbeelden van bedrijfsmiddelen zijn:

• Materiële bedrijfsmiddelen: Gebouwen, machines, auto’s, inventaris en andere duurzame zaken die gebruikt wordt voor de bedrijfsvoering.
• Immateriële bedrijfsmiddelen: Vergunningen en niet-tastbare zaken die nut hebben voor de onderneming en waarvan het gebruik leidt tot een waardevermindering van de vergunningen.