07-08-2023

In deze blogserie nemen we je mee langs alle aandachtspunten van een belastingcontrole. Hoe gaat zo’n controle in zijn werk? Wat zijn jouw rechten en plichten als ondernemer tijdens een controle? En wat als er fouten worden ontdekt? Kennis van de regels bij een belastingcontrole is belangrijk, maar veel ondernemers zijn niet goed op de hoogte. Daarom nemen we je in deze blogs mee langs alles wat je moet weten, zodat je bij een controle niet meer voor verrassingen komt te staan. In deze eerste blog: hoe verloopt een belastingcontrole?

Heb je de introductieblog over dit onderwerp nog niet gelezen? Bekijk die hier!

Stap 1: Aankondiging en voorbereiding

Als jouw bedrijf wordt geselecteerd voor een controle, ontvang je tijdig een brief van de Belastingdienst. Hierin staat dat de controle gaat plaatsvinden, evenals hoe uitgebreid de controle zal zijn. Dit gaan dat bijvoorbeeld over het te controleren tijdvak of de te controleren onderwerpen. Daarmee is dus meteen duidelijk wat wel en wat niet zal worden onderzocht. Als over een bepaalde kwestie niets vermeldt staat, mag je ervan uitgaan dat dit niet aan bod zal komen.

Vanaf het moment dat je deze brief ontvangt, is het goed om jezelf goed voor te breiden. Je kunt ook je eventuele accountant of belastingadviseur betrekken bij dit proces. Je moet namelijk alle gegevens alvast ordenen en inzichtelijk voorbereiden. Daarnaast zorgt een georganiseerde administratie ervoor dat deze minder grondig zal worden onderzocht. Bereid je jezelf dus goed voor, kun je eventuele vragen beter beantwoorden en is de controleur waarschijnlijk zo weer vertrokken.

Let op: bewaar deze aankondigingsbrief goed! Zaken die al door de Belastingdienst zijn gecontroleerd, mogen ze later niet nog eens controleren. Met deze brief kun je aantonen dat een dergelijke controle al is voldaan. Ook kun je hierop terugvallen als onduidelijk is wat de controleur precies zou komen onderzoeken, aangezien de te onderzoeken aspecten duidelijk in vermeld staan. Het bewaren van deze brief is dus een van de belangrijke aandachtspunten bij een belastingcontrole.

Stap 2: Openingsgesprek

Voor de controle plaats kan vinden, wordt eerst een kort openingsgesprek gehouden. Hierin maken jij en de controleur verschillende afspraken over de procedure. Denk bijvoorbeeld aan met wie de controle-ambtenaar de controle uit zal voeren of dat de controleur de vragen schriftelijk of mondeling stelt.

Ook zal een ambtenaar vragen of hij zelf bepaalde administratieve stukken uit het archief kan halen, of dat hij hiervoor toestemming moet vragen. Dit is belangrijk, omdat hij wettelijk gezien alle gegevens op mag vragen die hij of zij belangrijk acht. Of deze gegevens ook echt belangrijk zijn, maakt hiervoor niet uit.

Ten slotte kan de controleur ook vragen door een (korte) rondleiding door het bedrijf. Hoewel dit niet altijd even nuttig lijkt, heeft de controleur dit recht wettelijk gezien wel. Daarnaast kan het de sfeer tijdens de controle verbeteren en kun je de controleur eventueel nog wat leuks over het bedrijf vertellen.

Een van de aandachtspunten bij een belastingcontrole is dat de controleur recht heeft op een rondleiding

Stap 3: Tijd voor de controle

Als een standaardonderzoek is aangekondigd, zal de controleur beginnen om te kijken of het grootboek, de balans en alle fiscale jaarcijfers met elkaar overeenkomen. Hierbij kijkt hij of zij vooral naar journaalposten en balansposten. Belangrijke aandachtspunten bij dit deel van de belastingcontrole zijn de bedrijfsauto’s, de vaste activa en eventuele pensioenregelingen.

Daarna is de winst- en verliesregeling aan de beurt. Deze trapt de controleur af met een controle van de omzet. Dit is het moeilijkste en daardoor ook het langst durende onderdeel van de controle, omdat alle omzet verantwoord moet zijn. Daarmee moet de controleur op zoek naar zaken die er niet zijn. Om dat op te lossen, zoekt de controleur naar signalen dat de omzet niet verantwoord is. Zulke signalen kunnen bijvoorbeeld een te laag brutowinstpercentage, een negatief kasboeksaldo of juist een heel hoog kasboeksaldo, achterstanden, opvallend lage lonen of een afwijkende levering zijn. Als dit achter de rug is, wordt overgegaan tot de kostenbeoordeling. Ook privé-kosten, waaronder representatiekosten of onkostenvergoedingen, neemt de controleur mee.

In sommige gevallen wordt een kleiner deel onderzocht, bijvoorbeeld de aangediende aangiften voor de omzet- of loonbelasting. Bij een controle van de omzetbelasting kijkt de controleur bijvoorbeeld naar de aansluiting van de omzet en de aangifte, de aftrek voorbelasting, het privé-gebruik van een eventuele auto en het nakomen van administratieve verplichtingen. Bij een controle van de loonbelasting staat de afgedragen loonheffing, en of deze overeenkomst met de eigen loonadministratie, centraal.

Stap 4: Slotgesprek

Na de controle zal de ambtenaar de constateringen en bijbehorende correcties voorleggen aan jou als ondernemer. Het is handig om hierbij je belastingadviseur te betrekken: je hoeft de voorstellen alleen aan te horen en zeker nog niet direct akkoord te gaan. Sommige voorstellen hebben namelijk een grotere impact dan het lijkt, bijvoorbeeld op andere boekjaren. Door je adviseur ook deel te laten nemen aan dit gesprek, voorkom je dat je per ongeluk onhandige toezeggingen doet.

Stap 5: Controlerapport

Achteraf ontvang je een controlerapport van de Belastingdienst. Hierin staat omschreven wat onderzocht is, welke afspraken zijn gemaakt, hoe de Belastingdienst tegen zaken aankijkt en of er sprake is van eventuele boetes. Dit rapport gaat over alle onderzochte zaken. Wanneer bepaalde zaken geen opmerkingen hebben gekregen, zijn deze aspecten geaccepteerd door de controleur.

Dit zijn in het kort alle stappen die je door moet lopen bij een belastingcontrole. In de komende blogs gaan we dieper in de spelregels, gebruikelijke controletechnieken en meer. Wil je deze blogs met belangrijke aandachtspunten bij een belastingcontrole niet missen? Houd dan onze sociale mediakanalen in de gaten voor updates!

END