Altijd up-to-date
In deze blog zoomen we in op zaken die geregeld dienen te worden met betrekking tot de loonadministratie. Volg deze eindejaarstips voor loonadministratie om ervoor te zorgen dat je alles correct hebt geregeld, zodat je zonder zorgen het nieuwe jaar kunt beginnen.
In deze nieuwste blog hebben we alles weer op een rijtje gezet voor je, zo blijf je up-to-date. Lees je weer met ons mee?
Eindejaarstip loonadministratie 1: vraag voor 20 december tegemoetkoming WBSO aan
Wanneer je ondernemer bent en kosten maakt aan Research & Development (R&D) of aan technisch-wetenschappelijk onderzoek, kom je in bepaalde gevallen in aanmerking voor een belastingvoordeel vanuit de Wet Bevordering Speur- en Ontwikkelingswerk (WBSO). Om hiervoor in aanmerking te komen, moet je onder andere aan de volgende voorwaarden voldoen:
Daarnaast zijn er nog wat andere voorwaarden waar je aan moet voldoen. Deze vind je op deze pagina.
Met WBSO zijn er drie typen voordelen, namelijk: een vermindering van loonheffing, een vaste aftrek voor zelfstandigen van €15.551, of de innovatie box waarmee je minder vennootschapsbelasting hoeft te betalen. De Belastingdienst heeft een handige tool ontwikkeld waardoor het inzichtelijk is wat de WBSO jou precies oplevert.
Het aanvragen van de WBSO is niet binnen enkele minuten geregeld, maar neemt circa 1 tot 4 uur in beslag. Wil je in 2025 nog gebruik maken van de WBSO? Dien dan uiterlijk voor vrijdag 20 december een verzoek in dat je hier gebruik van wilt maken. De precies uit te voeren stappen vind je op de volgende pagina.
Eindejaarstip loonadministratie 2: sluit loonadministratie aan op financiële administratie
Het is belangrijk om aan het einde van het jaar te controleren of de loonadministratie aansluit op de financiële administratie. Het kan namelijk voorkomen dat bepaalde vergoedingen aan personeel niet zijn verwerkt in de loonadministratie. Dit kan ervoor zorgen dat over deze vergoedingen geen loonheffing is afgedragen. Wanneer je de aansluiting maakt tussen de loonadministratie en financiële administratie komen deze verschillen vanzelf naar boven. Onder bepaalde voorwaarden kan je aan de hand van een eindheffing dan alsnog de verschuldigde loonheffing afdragen aan de Belastingdienst.
Eindejaarstip loonadministratie 3: sluit de loonadministratie over 2024 af
Aan het eind van het jaar moet de loonadministratie van jouw bedrijf afgesloten worden. Deze afsluiting moet in ieder geval gedaan zijn voor de loonaangifte van het laatste tijdvak. Zorg ervoor dat voor deze tijd alle belangrijke zaken met betrekking tot de verstrekkingen en vergoedingen aan personeel geregeld zijn. Denk bijvoorbeeld aan de werknemer die een auto via de zaak rijdt. Rijdt hij hier ook privé mee en is de bijtelling dan juist verwerkt? Vergeet ook niet de fiets van de zaak.
Controleer ook of je van iedere medewerker juiste documentatie hebt. Controleer bijvoorbeeld of van iedere medewerker een kopie van het identiteitsbewijs aanwezig is.
Eindejaarstip loonadministratie 4: maak gebruik van je ongebruikte vrije ruimte
Met de werkkostenregeling (WKR) kan je als werkgever onbelaste vergoedingen doen aan je personeel. Hoeveel je onbelast kunt vergoeden is elk jaar afhankelijk van de zogenaamde vrije ruimte. In 2024 is deze vastgesteld op 1,92% tot een loonsom van €400.000 en 1,18% daarboven. Bij een totale loonsom van €250.000 over 2024 kan je dus €4.800 onbelast vergoeden en bij een loonsom van €750.000 maar liefst €11.810. Daarnaast heb je gerichte vrijstellingen en nihilwaarderingen. Dit zijn vergoedingen die onbelast gedaan kunnen worden, maar niet ten koste gaan van de vrije ruimte. Denk bijvoorbeeld aan een reiskostenvergoeding van maximaal €0,23 of een thuiswerkvergoeding. Voor een volledig beeld verwijzen we je graag naar onze blog over de werkkostenregeling.
Heb je dus nog niet volledig gebruik gemaakt van de vrije ruimte? Dan kan het aantrekkelijk zijn om dit alsnog te doen in 2024. Op die manier kan je bijvoorbeeld je personeel een extraatje geven. Let er wel op dat deze vergoedingen niet meer bedragen dan €2.400 per werknemer per jaar. De Belastingdienst ziet een vergoeding van €2.400 per jaar namelijk als gebruikelijk. Als je meer vergoedt, kan de Belastingdienst hier alsnog belasting over gaan heffen. Wil je alsnog meer vergoeden dan €2.400? Dan moet je kunnen aantonen dat de bonus niet meer afwijkt dan 30% vergeleken met gelijkwaardige werknemers in dezelfde branche. De Belastingdienst vraagt dan ook om bewijs of een onderbouwing.
Let erop dat je de vrije ruimte niet overschrijdt. Alle extra vergoedingen boven deze vrije ruimte worden namelijk belast tegen een tarief van maar liefst 80%.
Tip: In 2025 is de vrije ruimte over de eerste € 400.000 verhoogd van 1,92% naar 2%.
Eindejaarstip loonadministratie 5: controleer de sectorindeling van jouw bedrijf
Met behulp van de sectorindeling wijst de Belastingdienst bedrijven toe aan een sector. Deze sectorindeling wordt gemaakt aan de hand van de activiteiten die jouw bedrijf uitvoert en zijn doorgegeven aan de Kamer van Koophandel. Aan de hand van de sectorindeling worden onder andere de percentages voor premies werknemersverzekering bepaald en vergunningen of subsidies verstrekt.
Let er aan het eind van het jaar dus goed op of jouw sectorindeling nog juist is. Wellicht ben je van plan om volgend jaar andere activiteiten te gaan uitvoeren of ben je hier in 2024 al mee begonnen. Een verkeerde indeling kan namelijk resulteren in financiële gevolgen die behoorlijk groot kunnen zijn. Geef deze wijzigingen dus tijdig door aan de KvK. Het doorgeven van een wijziging doe je aan de hand van de volgende stappen:
Deze tips helpen je om aan het eind van het jaar jouw loonadministratie netjes af te ronden. Zo voorkom je verrassingen en kun je met een gerust hart aan het nieuwe jaar beginnen.
Advies nodig naar aanleiding van onze eindejaarstips, of was je op zoek naar administratieve begeleiding? Kijk hier wat TvdW voor je kan betekenen. Onze specialisten denken graag met je mee.
@tvdw
Terug naar overzicht