29-07-2024

Voor particulieren geldt in Nederland geen wettelijke bewaarplicht voor je administratie. Echter: het is wel belangrijk om er rekening mee te houden dat de Belastingdienst tot 5 jaar belasting terug kan vorderen. Dit betekent dat ze tot die 5 jaar in je belastingaangifte kunnen kijken en eventuele correcties kunnen aanbrengen. Hoe het zit met bedrijven en zelfstandigen, lees je in deze blog.

Belastingdienst: tot 5 jaar correcties uitvoeren

Dat de Belastingdienst tot 5 jaar mag terugvorderen, betekent dat ze voordat die 5 jaar voorbij zijn aanpassingen kunnen doen in jouw aangifte. De correcties in jouw aangifte worden meestal uitgevoerd indien er relevante informatie ontbreekt. Dit is bijvoorbeeld het geval als je bepaalde inkomsten niet hebt ingevoerd of de veranderingen in jouw persoonlijke omstandigheden zijn gewijzigd.

Welke documenten zijn belangrijk voor particulieren om te bewaren?

Zoals je hierboven hebt gelezen, kan er tot 5 jaar een correctie op de aangifte gedaan worden. Het is belangrijk dat documenten zoals loonstroken, jaaropgaven en bankafschriften goed bewaard worden.

Hoe zit het voor de bedrijven en zelfstandigen?

Hoewel er voor particulieren geen bewaarplicht is voor hun financiële administratie, is er wel een bewaarplicht voor bedrijven en zelfstandigen. Voor hen geldt er namelijk een bewaarplicht van 7 jaar en voor onroerende zaken/rechten zelfs 10 jaar.

Welke gegevens moet je bewaren?

Hieronder zijn voorbeelden van gegevens die bewaard moeten worden:

• Kasadministratie (ook kladaantekeningen) en kassabonnen;
• Financiële aantekeningen, zoals het inkoop- en verkoopboek;
• Tussentijds gemaakte controle berekeningen;
• Ontvangen facturen en kopieën van verzonden facturen;
• Bankafschriften;
• Contracten, overeenkomsten en andere afspraken;
• Agenda’s en afsprakenboeken;
• Correspondentie;
• Software en databestanden;
• Gegevens over het aantal kilometers dat je hebt gereden met een zakelijke auto, bijvoorbeeld via een rittenregistratie.

Zijn er gevolgen als je je niet aan de bewaarplicht houdt?

Mocht je de administratie niet op orde hebben, doordat je bijvoorbeeld stukken mist of deze niet kan aanleveren, kun je een flinke boete krijgen van de Belastingdienst. Daarnaast raak je in de problemen met de Belastingdienst, als je niet meer kan aantonen dat je aan de wettelijke bewaartermijn voldoet.

Tip: zorg dat je altijd een back-up of kopie hebt van alle administratie. De Belastingdienst ziet dit als jouw eigen verantwoordelijkheid, ook als je het niet kan aanleveren door een brand, diefstal of gecrashte computer.

Op papier of digitaal?

Hoewel de Belastingdienst erg streng is wat betreft het aanleveren van de documenten, kunnen ze ook schappelijk zijn door mee te denken in jouw voorkeuren. Zo kun je contact opnemen met de Belastingdienst voor het maken van afspraken om af te spreken of de administratie digitaal of op papier bewaard moet worden.

Daarnaast kun je buiten de basisgegevens afspraken maken voor een kortere bewaarplicht. Let hierbij wel op, de afspraken die je maakt met de Belastingdienst gelden ook alleen voor de Belastingdienst en niet voor eventuele andere instanties.

Tips voor het organiseren van de administratie

Het organiseren van de administratie is essentieel om overzicht te houden en efficiënt te kunnen werken. Hier zijn enkele tips om de administratie goed te organiseren en te voldoen aan de bewaarplicht:

1. Digitale opslag: Gebruik digitale opslagmogelijkheden, zoals Cloud services of een lokale server, om jouw documenten en bestanden te bewaren. Zorg voor een gestructureerde mappenstructuur met duidelijke namen, bijvoorbeeld per jaar, categorie of project.
2. Fysieke documenten: Als je nog steeds fysieke documenten bewaart, gebruik dan ordners of mappen met labels om ze te categoriseren. Sorteer op datum, type document (facturen, contracten, etc.) of andere relevante criteria.
3. Bewaartermijnen: Houd rekening met de bewaartermijnen die we eerder noemden. Label documenten met de juiste datum en bewaar ze volgens de wettelijke vereisten.
4. Back-ups: Maak regelmatig back-ups van uw digitale administratie. Dit kan automatisch via Cloud services of handmatig op een externe harde schijf.
5. Scannen en digitaliseren: Als je fysieke documenten hebt, overweeg dan om ze te scannen en digitaal op te slaan. Dit bespaart ruimte en vergemakkelijkt het zoeken.
6. Gebruik boekhoudsoftware: Als je een bedrijf hebt, investeer dan in goede boekhoudsoftware. Dit helpt je bij het bijhouden van inkomsten, uitgaven, facturen en andere financiële gegevens.
7. Blijf consistent: Kies een methode en blijf hierbij. Consistentie is belangrijk om verwarring te voorkomen.

Onthoud dat een goed georganiseerde administratie je tijd en stress bespaart, vooral tijdens het belastingseizoen. Wil je meer weten over het opzetten van een administratie? Lees dan dit artikel van de Belastingdienst. Als je specifieke vragen hebt over jouw situatie, neem gerust contact met ons op.

©TvdW