12-08-2024

Het belang van een goede administratie hoeven we je vast niet meer uit te leggen. Eerder deze maand schreven we daar ook al een blog over. Toch is een goede administratie niet alleen voor jezelf belangrijk; je moet deze indien nodig ook kunnen overleggen aan de Belastingdienst. Volgens de Bewaarplicht moet je de administratie van je onderneming minimaal 7 jaar lang bewaren. Dan kan de Belastingdienst bijvoorbeeld vragen over een van je aangiften oplossen of jouw gegevens inzetten bij een onderzoek naar een leverancier. Maar: hoe weet je hoe je bepaalde zaken goed bewaart? In deze blog geven we je 9 tips om te voldoen aan de Bewaarplicht!

Tips bewaarplicht 1: Digitale bankafschriften

Je bankafschriften zijn eenvoudig te downloaden. Vaak kun je dat ook nog na zo’n 1.5 tot 2 jaar na de betaaldatum doen. Op een later moment kun je deze afschriften alsnog opvragen, maar hangt er vaak een kostenplaatje aan. Doe dit daarom regelmatig en op tijd, bijvoorbeeld door elk kwartaal op een vast moment je bankafschriften van de afgelopen periode te downloaden. Zo weet je zeker dat je alle bankzaken compleet hebt én dat je hier geen kosten voor hoeft te maken.

Tips digitale bewaarplicht 2: Privérekeningen

In de meeste gevallen komen je bankafschriften van je zakelijke rekening(en). Toch kan het soms ook voorkomen dat je privérekening deel uit maakt van je administratie. Wanneer dit het geval is, moet je de afschriften op eenzelfde manier bewaren als de afschriften van je zakelijke rekeningen. Zorg ook dat je in dit geval het totale overzicht compleet maakt én houdt.

Tips digitale bewaarplicht 3: Agenda

Werk je in een digitale agenda, bijvoorbeeld op je telefoon, tablet of computer? Houd er dan rekening mee dat een agenda ook tot je administratie behoort. Maak dus goede back-ups of zet je agenda (inclusief oude afspraken) goed over naar een nieuw apparaat.

Werk je nog old school in een papieren agenda? Zorg er dan voor dat je die niet weggooit of per ongeluk kwijt raakt, maar goed bewaart.

Tips digitale bewaarplicht 4: Mailverkeer

Ook zakelijke e-mails kunnen deel uitmaken van je administratie. Bijvoorbeeld wanneer het gaat om mails met facturen of opdrachtbevestigingen. Daarom moet je deze mails goed bewaren. Dat gaat het makkelijkste wanneer je regelmatig een back-up van je mails maakt.

Tips digitale bewaarplicht 5: Kassabonnen

Veel ondernemers weten wel dat kassabonnen in de administratie thuishoren, maar weten niet hoe ze deze goed kunnen bewaren. De meeste kassabonnen worden namelijk niet geprint met inkt, maar werken op thermisch papier. Dat vervaagt na verloop van tijd, waardoor de gegevens op de kassabon niet meer te lezen zijn. De kassabon is dan niet meer te gebruiken in de administratie. Wil je kassabonnen van thermisch papier goed bewaren? Maak er dan een (digitale) kopie van, of scan de bon in.

Tips digitale bewaarplicht 6: Bestanden digitaal opslaan

Steeds meer gaat digitaal, dus ook steeds meer moet digitaal opgeslagen worden om aan de bewaarplicht te kunnen voldoen. Dit kun je fysiek op een USB-stick of harde schijf doen, of juist digitaal in de cloud. Zorg er wel altijd voor dat je snel bij de gegevens kunt in het geval van een controle.

Tips digitale bewaarplicht 7: Back-ups maken

Het grootste gedeelte van je bestanden zal je bewaren op bijvoorbeeld je computer zelf. Maar: als die dan crasht of stuk gaat, ben je alle gegevens helemaal kwijt. Maak daarom regelmatig back-ups van de gehele computer, waaronder dus je digitale bestanden, mails en agenda-afspraken.

Werk je met een online boekhoudprogramma? Kijk dan of deze een keurmerk heeft. Met dit keurmerk worden alle belangrijke gegevens automatisch én beveiligd opgeslagen in een cloud-omgeving. Zo werken we bij TvdW onder andere met de software van Nextens, die deze opslag beveiligd regelt!

Tips digitale bewaarplicht 8: Bewaren bescheiden

Ontvang je contante betalingen? Dan hoort daar een kasadministratie bij. Niet alleen mutaties, maar ook basisgegevens moet je daarin bijhouden. Basisgegevens omvatten bijvoorbeeld detailgegevens uit de kassa, kascontroles en dergelijke zaken.

Tips digitale bewaarplicht 9: Digitale facturen

Veel facturen staan bij een provider in de digitale omgeving. Denk dan bijvoorbeeld aan facturen voor bijvoorbeeld telefonie of internet. Je kunt deze facturen te allen tijden inzien, tot je overstapt naar een andere provider; dan vervalt je toegang tot deze eerdere facturen vaak. Sla deze facturen dus ook regelmatig op, of maak een overkoepelende back-up wanneer je van provider wisselt.

Meer tips?

Wil je deze tips in één handig overzicht downloaden? Dan vraag je hier de factsheet van de Belastingdienst snel aan.

Heb je nog vragen over de Bewaarplicht, of wil je nog meer tips hoe je dit het beste kunt doen? TvdW denkt met je mee! Neem daarvoor gerust contact met ons op.

©TvdW