De komende weken gaan we u bijpraten over het onderwerp managementrapportages. Door middel van drie blogs vertellen we wat managementrapportages zijn, de huidige ontwikkelingen op het gebied van deze rapportages en tot slot bespreken we enkele methodes om management rapportages te vervaardigen. In dit eerste deel leggen we de managementrapportage uit en behandelen we de bijbehorende voor- en nadelen.

Wat is een managementrapportage?

Een ondernemer of manager krijgt vaak veel informatie op zich afgevuurd. Door middel van een managementrapportage wordt de belangrijkste en meest actuele informatie in één oogopslag duidelijk, zodat de ondernemer niet te veel tijd kwijt is met het verzamelen en ordenen van informatie.

Een managementrapportage moet dus betrouwbaar, compleet, actueel en analyseerbaar zijn. Daarnaast heeft elk bedrijf een unieke behoefte aan managementinformatie. Wat voor het ene bedrijf interessant is, hoeft voor het andere bedrijf totaal niet relevant te zijn. Het is dus belangrijk dat de managementrapportage maatwerk is, rekening houdend met zowel het bedrijf als de omstandigheden waarin het bedrijf zich bevind.

Enkele voordelen van managementrapportages

Een managementrapportage is vaak de basis van beslissingen. Door middel van een managementrapportage krijgt men inzicht in de bedrijfsprocessen van de onderneming. Door praktische en meetbare doelstellingen in de rapportage te verwerken, kunt u eventuele afwijkingen van deze doelstellingen analyseren. Hierdoor krijgt u als ondernemer/manager meer grip op de resultaten van de onderneming.

Naast het feit dat u meer grip krijgt op de onderneming, kunt u ook kijken naar de toekomst van de onderneming. Waar is op dit moment nog winst te behalen? Welke activiteiten van de onderneming zijn interessant? In welk geografisch gebied bevinden mijn klanten zich? Door de rapportage zodanig in te richten kan er antwoord gegeven worden op deze vragen. Een managementrapportage helpt de ondernemer/manager dus om beslissingen voor de toekomst te maken.

Ook helpen tussentijdse managementrapportages bij het sturen van de onderneming. Als uit een tussentijdse rapportage blijkt dat bepaalde kosten extreem zijn gestegen of bepaalde omzetstromen achterblijven, kan het management hier actie op ondernemen. Zo kan in sommige gevallen de schade worden beperkt.

Tot slot kunnen managementrapportages helpen met het evalueren van beslissingen. Door middel van een rapportage kan de invloed van beslissingen worden geanalyseerd. Een voorbeeld: indien de onderneming beslist om vanaf dit jaar meer reclame te maken in de regio Limburg, kan men in de management rapportage van volgend jaar kijken of de verkoop in Limburg is gestegen. Door gebruik te maken van managementrapportages kunnen beslissingen dus worden geëvalueerd.

Enkele nadelen van managementrapportages

Managementrapportages zijn belangrijk voor een goede bedrijfsuitoefening. Echter zitten er ook nadelen aan deze rapportages, welke goed opgevangen moeten worden.

Het ontwerpen van een goede managementrapportage kost meestal veel tijd. De ondernemer/manager moet de processen van de onderneming goed in kaart hebben. Daarnaast moet hij inzichtelijk hebben welke onderdelen van zijn (financieel) beleid hij belangrijk vindt, en welke onderdelen ook daadwerkelijk belangrijk zijn voor de gehele onderneming. Daarnaast kost het ontwerpen van een unieke managementrapportage veel tijd, aangezien de rapportage maatwerk is. Hier staat wel tegenover dat er vaak meer relevante informatie uit de rapportage komt dan wanneer er gebruik wordt gemaakt van een standaard managementrapportage.

Een ander nadeel is dat een managementrapportage kan leiden tot korte termijn beslissingen, die op de lange termijn juist niet goed uitpakken. Aangezien in de meeste rapportages vooral aandacht is voor de huidige maand of het huidige jaar, zullen sommige werknemers of managers vooral beslissingen nemen die op de korte termijn hun vruchten afwerpen. Dit hoeft echter niet altijd voordelig te zijn voor de onderneming op lange termijn. Het is dus belangrijk om niet alleen naar de korte termijn te kijken, maar ook naar de lange termijn. Een ondernemer/manager moet dit altijd in zijn achterhoofd houden als hij bezig is met het analyseren en beoordelen van de management rapportage.

Tot slot

Wij zijn van mening dat management rapportages een positieve bijdrage leveren aan het besturen van een onderneming. Daarbij zetten we de kanttekening dat men de lange termijn gedachte voor de onderneming niet moet vergeten.

N.B. deze blog is onderdeel van het drieluik ‘managementrapportages’. Dit drieluik bestaat uit de volgende blogs:

• Managementrapportages: een kennismaking.
• Managementrapportages: de ontwikkelingen op een rij.
• Managementrapportages: enkele methodes van TvdW in kaart.

Deze blogs zijn (binnenkort) te vinden op onze website.